Les correspondances ou lettres continuent toujours d’être régulièrement envoyées. Cela peut être à titre administratif ou personnel. Le hic est que l’on se demande parfois comment écrire une correspondance. Si vous êtes dans ce cas, appliquez simplement les astuces que nous proposons ci-dessous.
Plan de l'article
Tenez compte de votre interlocuteur
Vous devez obligatoirement tenir compte de votre destinataire et adaptez votre correspondance. Si c’est un proche ou un membre de la famille, vous pouvez rédiger une correspondance informelle. Mais dans le cas d’une personne officielle, la rédaction d’une correspondance formelle devient nécessaire.
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Évidemment, vous devez adapter les formules de politesse, le ton et le vocabulaire au statut de votre interlocuteur. Voilà la première des choses à faire pour écrire une correspondance.
Utilisez le bon ton
Pour ce qui est du ton vous devez utiliser l’un des tons suivants :
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Le ton d’une correspondance personnelle
Celle-ci (correspondance informelle) d’adresse à un ami, un conjoint ou à un porche familial. Dans ce cas, il est souvent sujet de donner ou d’annoncer des nouvelles et de raconter un évènement. Vous pouvez ainsi, utiliser un ton comique, familier, sérieux ou romantique. Tenez compte de l’âge et du lien avec l’interlocuteur pour soit choisir le tutoiement ou le vouvoiement.
Le ton d’une correspondance professionnelle ou administrative
Ici, la correspondance doit être écrite avec un respect absolu. En effet, l’interlocuteur de cette correspondance peut être un service public, une société ou un élu. Il peut par exemple s’agir du Maire, du député, de votre directeur, etc. Dans ce cas, les formules de politesse doivent être rigoureusement choisies. Tenez-vous uniquement au vouvoiement.
Outre le ton, votre écriture et votre orthographe doivent être soignées. De là, la lecture de la correspondance sera plus facile. Évitez les erreurs. Pour cela, réalisez-vous après la rédaction. N’hésitez pas à utiliser le correcteur de votre appareil (ordinateur, tableau ou smartphone).
N’oubliez pas les 7 indispensables d’une correspondance
Particulièrement pour une correspondance administrative vous devez utiliser les 7 éléments.
Dans un premier temps on a les noms et l’adresse à mettre dans l’entête à gauche. L’adresse et les noms de l’interlocuteur à mettre dans l’entête à droite. Il y a aussi le lieu et la date à mettre en bas.
Ensuite, vous devez mettre l’objet de la correspondance. Vous devez aussi mettre la formule d’introduction. Il existe plusieurs formules en fonction du statut et du sexe du destinataire.
Une fois le corps de la correspondance rédigé, il ne vous restera qu’à insérer une formule de politesse et à signer.
Ceci est aussi valable pour une correspondance personnelle. Voici en résumé les étapes à suivre et à respecter pour écrire une correspondance.