Vous avez envoyé un mail depuis un bon moment, mais vous ne recevez pas de réponse ? Vous vous demandez si ce dernier a été lu ou non ? Sachez qu’il est tout à fait normal de vous poser ces questions. Néanmoins, plusieurs stratégies existent pour savoir si un mail a été lu par le destinataire. Voici la procédure à suivre pour vérifier la lecture d’un mail par le récepteur.
Plan de l'article
Faire une demande d’accusé de réception
La première chose à faire pour vérifier si un mail est lu par le destinataire est de demander à avoir un accusé de réception. Certaines solutions s’offrent à vous pour y arriver. Vous pouvez utiliser Gmail ou encore Microsoft Outlook.
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Envoi d’un accusé de réception par Microsoft Outlook
Tout d’abord, Microsoft Outlook offre deux manières très simples pour demander un accusé de réception au destinataire. D’une part, vous pouvez avoir un accusé de réception concernant la livraison. D’autre part, un accusé de réception après avoir lu le mail.
En plus, l’option une, consiste à recevoir un mail immédiatement dès que le message apparaît dans la boîte mail du destinataire. Concernant la deuxième option, elle fait allusion à un message qu’envoie le récepteur pour répondre au mail reçu.
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Ensuite, pendant l’écriture du mail, il faut se rendre dans le menu principal et cliquer sur le bouton Option sur Outlook pour l’envoi de l’accusé. En dehors de cela, vous pouvez appuyer sur la case “Demander un accusé de réception”. Cette action vous permet de recevoir spontanément un message dès que le mail est envoyé au récepteur.
Enfin, pour obtenir un message de lecture du mail, cochez simplement la case comprenant “Demander une confirmation”. Par ailleurs, vous pouvez aussi appliquer les deux possibilités avant d’envoyer le message. Tout ce que vous avez à faire est de finaliser le processus dans Option de suivi.
Envoi d’un accusé de réception par Gmail
Malheureusement, Gmail n’envoie pas directement un accusé de réception. En effet, pour le faire, il faut se rendre dans sa version GSuite. L’activation de Gsuite se fait à travers son bouton d’administration. À présent, accédez au paramètre avancé de ce dernier.
Pour finir, avec le paramètre avancé, il est possible d’accéder facilement à l’option Confirmation de lecture mail. En activant GSuite, l’administrateur vous permet d’envoyer un message de réception chaque fois que vous souhaitez envoyer un mail. La possibilité vous est ainsi offerte pour demander ou non une confirmation de mail.
Utiliser des extensions pour suivre un mail
Il existe plusieurs autres moyens pour savoir si un mail est lu ou non. Ces extensions sont fiables et faciles à utiliser. Ces dernières vous fournissent des résultats satisfaisants. Vous n’avez donc plus besoin de faire une demande de réception. Voici quelques-unes de ces extensions.
L’utilisation de l’outil “Hunter”
Hunter est en réalité une extension sur Chrome qui permet de suivre un mail sans se gêner. Si votre mail est lu, vous verrez apparaître deux traits au niveau du message. Dans le cas non échéant, ce dernier n’a pas encore été lu par le destinataire. Lorsque vous cliquez sur les mails déjà ouverts, vous aurez des précisions strictes sur l’heure de la lecture du message.
L’outil HubSpot Sales
HubSpot Sales est aussi un outil qui permet de vérifier la réception d’un courrier électronique envoyé par Gmail. L’avantage de celui-ci est qu’il est spontané. C’est-à-dire qu’automatiquement que l’email est ouvert, vous recevez directement un message.
De plus, grâce à cet outil, le destinataire n’a pas connaissance que l’émetteur sait qu’il a lu le mail. Pour cela, il est primordial de choisir la méthode de réception sur HubSpot Sales. Cette dernière est fonctionnelle avec Gmail, GSuite ainsi qu’Outlook.
L’usage de MixMax
MixMax est très opérationnel en matière de messages lus. Ses avantages sont multiples. Avec lui, vous saurez tous ceux qui ont lu votre message. Mieux, toutes les personnes ayant ouvert le courrier vont s’afficher. L’application est tellement bénéfique que vous pouvez aussi l’utiliser pour autres choses. Il peut s’agir par exemple de faire la planification d’une réunion. MixMax est intégré à Salesforce ainsi qu’au logiciel CRM.
La vérification de lecture d’un mail est vraiment facile. Il existe plusieurs procédés pour y arriver. Vous pouvez demander un accusé de réception ou encore utilisé des outils d’extensions.
Vérifier l’état de lecture d’un email sur Gmail à l’aide de l’indicateur de suivi
Au-delà des extensions, il est aussi possible de vérifier l’état de lecture d’un email sur Gmail en utilisant l’indicateur de suivi. Cet outil intégré à la messagerie permet d’avoir une confirmation que le destinataire a bien lu votre message. Voici comment utiliser cette fonctionnalité.
Pour activer l’indicateur de suivi sur Gmail, vous devez tout d’abord accéder aux paramètres du compte. Une fois dans les paramètres, rendez-vous dans la section ‘Général’ et cherchez la rubrique ‘Indicateurs’. Cochez alors la case correspondante pour activer cette fonctionnalité.
Lorsque vous avez activé cet indicateur, chaque fois que vous envoyez un mail important, vous pouvez savoir s’il a été ouvert par son destinataire.
Il suffit pour cela d’accéder à votre boîte de réception et de cliquer sur le mail concerné. Dans le coin inférieur droit du message, se trouve une petite icône représentant une enveloppe fermée avec un point vert qui indique que le message a bien été envoyé au destinataire.
Si ce dernier lit effectivement votre courrier électronique, ce point vert sera remplacé par un œil noir qui signifie qu’il a consulté le contenu du message.
Attention cependant : pensez à bien noter que certain(e)s personnes peuvent désactiver cette option depuis leur propre compte Gmail. Si tel est le cas, vous ne pourrez pas savoir si votre message a été lu ou non. Dans ce cas, il peut être intéressant d’utiliser des extensions ou de demander un accusé de réception.
Vérifier la lecture d’un email sur Gmail est une opération simple mais qui peut s’avérer très utile dans certains contextes professionnels. Grâce à l’indicateur de suivi et aux différentes extensions disponibles, vous avez désormais tous les moyens pour savoir quand votre message a été lu par son destinataire et ainsi adapter vos actions en conséquence.
Les limites et les alternatives à l’accusé de réception pour suivre un email sur Gmail
Si vous cherchez à connaître l’état de lecture d’un email sur Gmail, l’accusé de réception peut sembler être la solution idéale. Cette option présente quelques limites qu’il faut prendre en compte.
Les limitations de l’accusé de réception
Il faut noter que certains destinataires peuvent choisir de désactiver cette fonctionnalité depuis leur propre compte Gmail. Dans ce cas, vous ne recevrez pas votre accusé et ne saurez donc pas si votre message a été lu ou non. L’accusé de réception est souvent considéré comme une démarche intrusive qui peut être mal perçue par vos interlocuteurs. Les personnes avec lesquelles vous échangez des emails peuvent se sentir surveillées ou contrôlées et cela peut nuire à la qualité du relationnel professionnel. Il faut aussi savoir que certains services mail tiers n’autorisent pas l’envoi d’accusés pour des raisons liées à la sécurité informatique.
Pour contourner ces limitations et obtenir une confirmation efficace sur la bonne réception ou non d’un email important sur Gmail, voici deux astuces : utiliser des extensions ou faire appel au tracking.
Astuce 1 : Utiliser des extensions
L’une des solutions les plus simples consiste à utiliser une extension pour navigateur telle que Mailtrack qui permettra de savoir en temps réel si votre message a été ouvert ou non. Cette extension est facile à utiliser et peut être installée directement depuis le Chrome Web Store. Une autre solution consiste à utiliser l’extension Boomerang pour Gmail qui permet, en plus du suivi des emails, d’envoyer automatiquement un rappel lorsque vous n’aurez pas reçu de réponse dans les délais impartis.
Astuce 2 : Faire appel au tracking
Le tracking est une solution professionnelle très utilisée pour suivre efficacement la bonne réception d’un email important sur Gmail. Il s’agit d’un outil qui va vous aider à analyser votre campagne email en traquant le comportement du destinataire, par exemple quand il lit vos mails, où il clique, etc. Un logiciel tel que Mailjet ou Sarbacane propose ces fonctionnalités et bien plus encore, comme la personnalisation de vos messages.